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Conseils et outils pour un télétravail efficace

Conseils et outils pour un télétravail efficace

Face à l’épidémie de Coronavirus, le télétravail devient la norme en France pour plusieurs semaines, voici nos conseils pour vous en sortir.

Liste indicative et non exhaustive d’outils pour travailler à distance :

  • Gestion des tâches quotidiennes,
  • Travail collaboratif à distance,
  • Partage de fichiers gratuits ou payants,

Ils s’adressent à tous les acteurs du télétravail.

Les messageries collaboratives

Pour ceux qui disposent d’un compte Microsoft Office 365 avec leur entreprise, la solution est toute trouvée. Teams, la plate-forme de communication collaborative de Microsoft, s’intègre parfaitement avec les outils de la suite bureautique. On y retrouve les documents stockés sur OneDrive, on peut accéder au calendrier pour planifier une réunion, ou encore en rejoindre une facilement grâce à l’outil d’appels et de visioconférences intégré.

Teams permet de créer différents canaux de discussions, accessibles par tous les membres d’une équipe, mais offre également la possibilité d’engager des conversations à deux ou en groupe avec d’autres collègues.

Microsoft Teams, la plate-forme de communication collaborative de Microsoft
La plate-forme de communication collaborative de Microsoft

Stocker des documents en ligne

Si vous travaillez de chez vous, il y a de fortes chances pour que vous deviez partager des documents en ligne avec vos collègues. Pour cela, rien de mieux que les services de stockage sur le cloud qui permettent de conserver vos documents importants dans un répertoire en ligne que vous pourrez rendre accessible à vos collègues en générant un lien de partage.

MVD Informatique vous propose gratuitement du 18 mars au 31 juillet son service sécurisé de synchronisation et partage de fichiers Cloud.

Acronis Files Cloud, outil de synchronisation et de partage de fichiers pour les utilisateurs mobiles
Outil de synchronisation et de partage de fichiers pour les utilisateurs mobiles

Visioconférence

Intéressons-nous aussi aux services de vidéoconférence. La plupart du temps, la caméra de votre ordinateur pourra faire l’affaire. Mais il peut valoir la peine de s’équiper d’un accessoire plus professionnel. Côté services, il y a bien sûr Skype (appartenant à Microsoft) ou Hangouts (de Google).

Mais le leader de la communication vidéo, audio et web est Zoom.

Ce service ne nécessite pas d’inscription ou de création de compte pour être utilisé, l’adresse du site pour une réunion spécifique suffit. Le service ne coûte rien pour des réunions réunissant jusqu’à 100 participants et d’une durée de quarante minutes maximum.

Skype
Hangouts
Zoom

Connectez-vous avec un VPN

Lorsque vos employés utilisent le réseau local pour travailler au sein de vos installations, vos solutions de sécurité gèrent tous les processus d’échange de données.

Lorsqu’ils travaillent depuis chez eux, vous ajoutez une variable supplémentaire à l’équation, sous la forme de FAI (Fournisseur d’Accès à Internet). Vous ne savez rien à ce sujet et il vous est impossible de contrôler leurs mesures de sécurité. Dans certains cas, vos employés, mais aussi n’importe quel cybercriminel potentiel, peuvent avoir accès à leur connexion Internet domestique.

En résumé, il vaut mieux ne pas partager de secrets industriels lorsque vous utilisez ces canaux de communication. Si vos employés doivent se connecter aux ressources de l’entreprise à distance, assurez-vous qu’ils utilisent une connexion VPN de confiance pour établir un canal sécurisé entre leur poste de travail et votre infrastructure. Cela protège aussi les données de votre entreprise des interférences externes. D’autre part, interdisez les connexions aux ressources professionnelles à partir de réseaux externes qui ne disposent pas de VPN.

Sauvegardes

La sécurisation des données professionnelles en télétravail passe également par un système de sauvegarde adaptée des données professionnelles produites en télétravail. Ce système s’appuie idéalement sur un accès sécurisé aux serveurs de l’entreprise. Mais si votre réseau ne permet pas les connexions extérieures distantes, vous pouvez aussi utiliser des solutions de sauvegarde sécurisées.

MVD Informatique vous propose gratuitement du 18 mars au 31 juillet sa solution de sauvegardes sécurisées et externalisées des postes de vos collaborateurs

Acronis Backup Cloud, solution de sauvegarde sécurisées
Solution de sauvegarde sécurisées

Gestion de projet

Si vous aviez des chantiers en cours avec vos collègues et que vous êtes habitués aux échanges physiques, passer sur un outil dédié est une bonne chose.

Pour la gestion de projets, Trello apparaît pour beaucoup comme une évidence. Pour travailler efficacement à distance, il est primordial de suivre l’avancement des projets en cours. Avec Trello, outil de gestion de projet idéal pour le télétravail, organisez et priorisez vos projets. Il s’agit d’un outil collaboratif pour organiser les projets et les différentes tâches s’y rapportant, permettant ainsi un travail d’équipe efficace même à distance.

Trello, outil de gestion de projet idéal pour le télétravail
Outil de gestion de projet idéal pour le télétravail

Box internet 4G

Avoir une box Internet avec un débit insuffisant peut vite devenir un calvaire pour le télétravail. La 4G box est une bonne alternative pour améliorer la connexion ADSL qui stagne pour de nombreux consommateurs à un débit moyen de 8 à 10Mb/s. Ce type d’offre internet utilise le réseau mobile 4G et offre aux usagers une connexion en très haut débit chez eux. Les particuliers à proximité d’une antenne 4G peuvent ainsi profiter d’un débit allant jusqu’à 220Mb/s (en débit descendant et 50Mb/s en débit montant) pour connecter tous leurs appareils en filaire (Ethernet) ou en Wi-Fi.

MVD informatique est là pour vous accompagner dans la mise en place et la gestion de postes de télétravail pour votre entreprise.

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Vous pouvez aller sur votre manager pour la gestion de votre ticket ou ouvrir le logiciel TeamViewer si une prise à distance est nécessaire.

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